セイカイ会計事務所（以下「当事務所」といいます。）は、記帳代行、税務申告、監査・調査、経営相談、セミナー、ウェブサイト、問い合わせ対応その他のサービスを提供するにあたり、顧問先企業、個人事業主、相談者、セミナー参加者、取引先その他の関係者からお預かりする個人情報および会計・税務情報を大切に扱います。本ポリシーは、当事務所がどのような情報を取得し、何のために利用し、どのように保護するかを分かりやすく説明するものです。当事務所は、個人情報の保護に関する法律、税理士法その他の関連法令、関連するガイドラインおよび通信の秘密に関する規律その他の日本国内で適用される法令を遵守します。
1. 取得する情報
当事務所は、氏名、ふりがな、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、法人番号、事業内容、決算書、帳簿、証憑、給与データ、口座情報、契約内容、問い合わせ内容、アンケート回答など、サービスの提供に必要な情報を取得する場合があります。決済を利用する場合、カード番号などの情報は決済事業者が直接処理し、当事務所が完全な番号を保存しないことがあります。また、ウェブサイトの閲覧日時、参照元、端末種別、ブラウザ、概略地域、Cookie識別子、操作履歴、通信記録などを自動的に取得することがあります。
2. 取得方法と適法性
情報は、相談申込フォーム、問い合わせフォーム、電話、電子メール、紙の資料、対面での聞き取り、アンケート、セミナー受付、ウェブサイトの利用記録などを通じて適正に取得します。決算書や帳簿など機微性の高い情報については、業務遂行に必要な範囲で、原則として本人または顧問先の同意を得て取得します。第三者から情報を受け取る場合には、提供元、取得経緯、利用条件を確認し、法令で求められる記録を作成します。
3. 利用目的
取得した情報は、相談の受付、本人確認、日程調整、料金請求、記帳・申告業務の遂行、監査・調査対応、資料作成、問い合わせへの回答、サービス改善、新しいセミナーや実務コラムの案内、統計資料の作成、不正利用の防止、システム保守、法的義務の履行、紛争対応のために利用します。案内メールは、同意または適切な法的根拠がある場合に送信し、受信者は案内内の方法でいつでも配信停止を申し出ることができます。統計資料は、特定の個人・法人が識別されない形式で作成します。
4. 資料・記録の取り扱い
セミナーや相談の記録として、実施報告や広報のために写真、映像または資料を保管する場合があります。個人や法人を識別できる状態でウェブサイト、印刷物、交流サービス等に掲載する場合は、事前に目的と掲載媒体を説明し、必要な同意を確認します。同意しないことを理由に、通常のサービス利用で不当に不利益を与えることはありません。掲載後に事情が変わった場合は相談を受け付け、合理的な範囲で削除や差し替えを検討します。
5. 第三者提供
当事務所は、本人の同意がある場合、法令に基づく場合、人の生命、身体または財産の保護に必要で同意取得が困難な場合、公衆衛生の向上に必要な場合、または国や地方公共団体への協力が必要な場合を除き、個人データを第三者へ提供しません。共同で業務を行う専門家や関係機関に情報を共有する必要があるときは、共有項目、利用目的、責任者を明確にし、必要最小限の範囲に限定します。
6. 委託先の管理
クラウド会計システム、メール配信、データ保存、決済、印刷、ウェブ解析などを外部事業者へ委託する場合があります。当事務所は、委託先の安全管理体制、所在地、再委託条件、事故時の対応を確認し、秘密保持と適切な取扱いを契約で求めます。外国にある事業者のサービスを利用する場合には、移転先の制度や保護措置を確認し、法令上必要な情報提供または同意取得を行います。
7. 保存期間
個人情報および会計・税務情報は、利用目的の達成に必要な期間、法令で保存を求められる期間、契約や紛争への対応に合理的に必要な期間に限って保存します。帳簿、証憑、契約記録、同意記録、問い合わせ履歴などは、それぞれの性質に応じた保存基準を設けます。保存期間が終了した情報は、復元が困難な方法で削除または匿名化します。紙資料は裁断または溶解し、電子情報はアクセス権限を持つ担当者が安全に消去します。
8. 安全管理措置
当事務所は、取扱責任者の指定、担当者教育、権限の最小化、強固な認証、端末の更新、通信の暗号化、バックアップ、持出し制限、入退室管理、ログ確認、委託先点検など、情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセスを防止するための措置を講じます。事故またはそのおそれを把握した場合は、影響範囲を確認し、拡大防止、原因調査、再発防止を行い、法令に従って監督機関および対象者へ通知します。
9. 本人の権利
本人は、当事務所が保有する個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示を請求できる場合があります。請求時には、なりすましを防ぐため本人確認を行います。法令上の例外に該当する場合、他者の権利を害する場合、業務の適正な実施に著しい支障がある場合などは、全部または一部に応じられないことがあり、その際は理由を説明します。
10. 未成年者の情報
未成年者がセミナーへ申し込む場合、年齢や内容に応じて保護者の同意をお願いすることがあります。保護者は、未成年者が提供する情報の内容と利用目的を確認してください。当事務所は、子どもの情報を広告目的で不必要に収集せず、業務運営に必要な範囲で取り扱います。緊急時には、事前に登録された保護者または緊急連絡先へ連絡することがあります。
11. アクセス解析とCookie
当サイトでは、ページの表示、設定の保持、利用状況の把握、障害の発見のためCookieその他の類似技術を利用します。必須でない分析用または広告用の技術は、同意管理画面の選択に基づいて利用します。ブラウザ設定でCookieを拒否できますが、相談予約情報の保持など一部機能が利用しにくくなる場合があります。詳細はCookieポリシーをご確認ください。
12. 改定とお問い合わせ
サービス、技術、法令の変更に応じて本ポリシーを改定することがあります。重要な変更はウェブサイト上で分かりやすく告知し、必要な場合には改めて同意を求めます。個人情報に関する質問、苦情、請求は、セイカイ会計事務所 個人情報相談窓口、〒383-2139 静岡県北茂村4丁目4番3号、電話 +81 91 1929 6652、メール [email protected] までご連絡ください。受付内容を確認し、合理的な期間内に誠実に対応します。